Xalapa, Ver.- El proyecto titulado “El uso del software de código abierto como apoyo a la gestión administrativa de la Dirección General de Bibliotecas de la Universidad Veracruzana”, recibirá Mención Especial en los Reconocimiento ANUIES-TIC 2020 Virtual, en la categoría “Innovación de la gestión mediante las TIC”.
Cabe recordar que la Asociación Nacional de Universidades e Instituciones de Educación Superior (ANUIES) y su comité de Tecnologías de la Información y Comunicaciones (TIC), en colaboración con la Universidad Veracruzana (UV), realizarán el encuentro ANUIES-TIC 2020 Virtual “La importancia de la continuidad académica digital en las instituciones de educación superior”, los días 14, 15 y 16 de octubre.
En entrevista, el equipo de trabajo de la Dirección General de Bibliotecas (DGB) de la UV, expresó su satisfacción ante el reconocimiento. Se trata de Ana María Salazar Vázquez, directora general de Bibliotecas; José Martínez Domínguez, titular de la Coordinación de Automatización Bibliotecaria (CAB); Jonatan Barradas Solano, coordinador de Desarrollo de Colecciones.
Asimismo, José Luis Mendoza Jácome, jefe del Sistema de Gestión Bibliotecaria, adscrito a la CAB; Carlos Alberto Sánchez Velasco, analista de la CAB, y Jorge Pérez Alor, encargado del Sistema de Gestión Bibliotecario.
De manera conjunta explicaron que un Sistema Integrado de Gestión Bibliotecaria (SIGB) está orientado a la gestión informática y a la automatización de las diferentes actividades realizadas en las bibliotecas, cuyo funcionamiento está aparejado al flujo de procesos de una biblioteca o sistema bibliotecario, e idealmente cubre las fases siguientes: gestión de la adquisición de recursos documentales; tratamiento técnico de tales recursos (catalogación y clasificación); gestiones del catálogo en línea (OPAC), de la circulación de recursos documentales (préstamo automatizado) y de los registros de usuarios que son beneficiarios de los servicios bibliotecarios.
Precisamente, el sistema Koha (de origen neozelandés) se inscribe en el tipo de los descritos y es de código abierto; su desarrollo se remonta a 1999, por lo que se trata de un sistema maduro, sumamente robusto, con funcionalidades ampliamente probadas, que satisface los requerimientos de automatización bibliotecaria en los rubros citados.
El equipo de trabajo de la DGB expuso que la adopción del sistema Koha supuso la sustitución de uno de gestión bibliotecaria propietario, por el que la UV pagaba costos crecientes de instalación y mantenimiento, y fue elegido como uno sucedáneo después de que exploraron las características de cierto número de aplicaciones informáticas inscritas en la gama de SIGB.
Una vez que estuvieron convencidos de los múltiples beneficios que podían derivarse de su adopción, a fines de 2014 iniciaron la implementación de Koha en el sistema bibliotecario de esta casa de estudios, con la habilitación de todos los módulos, excepto el de adquisiciones. En 2017 se inició el estudio del módulo antes dicho y en el periodo octubre 2018–julio 2019, se realizaron todos los ajustes requeridos que les permitieron pasar a la etapa de implementación.
Un punto importante es el aspecto de seguridad, por lo que implementaron el protocolo de web seguro (https) en el catálogo e interfaz de trabajo, para salvaguardar la información contenida en Koha y con ello la privacidad de los datos. También se ocuparon de la definición de los mapas del catálogo colectivo en línea en formato XML, con el fin de reducir los tiempos de respuestas y no afectar el rendimiento general del sistema.
La mención especial que les otorga la ANUIES en la categoría “Innovación de la gestión mediante las TIC”, se concede después de haber evaluado precisamente el proyecto “El uso del software de código abierto como apoyo a la gestión administrativa de la Dirección General de Bibliotecas de la Universidad Veracruzana”.
En ese tenor, Jonatan Barradas explicó que el proyecto que será galardonado consiste en aprovechar una herramienta tecnológica de uso libre, que ha permitido actualizar, ordenar, transparentar y reorientar las tareas administrativas y los servicios bibliotecarios que son dirigidos a la comunidad universitaria.
Añadió que el Sistema de Gestión Bibliotecario de la UV, basado en el software libre Koha, ayuda a integrar recursos documentales al catálogo general universitario; optimizar el grupo de trabajo interno; administrar los recursos documentales adquiridos y transparentar la información administrativa de cada uno de los títulos.
Ello les permite generar reportes financieros claros y precisos, junto con información métrica de la gestión bibliotecaria, “en estricto apego a la normatividad en la materia control patrimonial y adquisiciones”.
José Martínez y Jorge Pérez coincidieron en que uno de los retos más significativos y radicales de esta iniciativa fueron el cambio de paradigma y la reorganización del trabajo; otro más fue en materia tecnológica, pues se trató de familiarizarse con un nuevo software y adaptarlo a sus necesidades –incluso les implicó trabajar en la mejora de la infraestructura tecnológica y equipos computacionales más robustos.
Por su parte, Carlos Alberto Sánchez comentó que las circunstancias que se viven actualmente son inéditas, ponen a prueba a toda sociedad y propician reconsiderar la manera en cómo se prestan los servicios en la llamada “nueva normalidad”, así como la organización del trabajo colectivo.
“Todo este vuelco tiene que ver con aspectos administrativos y el tratamiento de aspectos técnicos a distancia, de tal modo que Koha es la columna vertebral de los servicios bibliotecarios que se prestan en nuestro sistema.”
Dijo que quienes trabajan en el mantenimiento del Sistema de Gestión Bibliotecario tienen la responsabilidad de afrontar los retos regulares y los de las circunstancias que actualmente vivimos, de ahí que –al igual que sus compañeros– se congratuló con el reconocimiento de ANUIES-TIC 2020.
“Tiene un gran significado este reconocimiento en este periodo, nos alienta sobremanera para afrontar los retos, elaborar otros proyectos y nos consolida como grupo de trabajo. Creo que eso es fundamental en el trabajo institucional.”
Carlos Alberto Sánchez también habló de que el uso del software de código abierto como apoyo a la gestión administrativa contribuye para hacer eficientes los procesos, los servicios que como DGB ofrecen; pero además tiene un impacto favorable en la economía y la sustentabilidad. “Estamos ahorrando papel, movimientos”.
Añadió: “Es un orgullo para quienes trabajamos en la DGB que se reconozcan este tipo de proyectos, porque muchas veces el trabajo de bibliotecas está oculto. El usuario únicamente ve que ya están los libros organizados y utilizan los recursos, pero detrás de todo ello hay procesos, hay trabajo”.
Para concluir, Ana María Salazar agradeció a las secretarías de Administración y Finanzas, y Académica de la UV, pues han impulsado este trabajo colaborativo, lo cual les consolida como “el principal sistema bibliotecario del sur-sureste del país”.
